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バックオフィスから推進する小さな業務改善 ~ Slack ワークフロー機能編~

この記事はこんな方にオススメです
  • バックオフィスに従事する方
  • Slack の主な機能を知っておきたい方
  • Slack の機能を使って業務改善をしたい方

こんにちは!株式会社キカガクにてコーポレート業務を担当しております、阿多利と申します。

さて、在宅勤務・時差出勤が推奨されるこのご時世、直接コミュニケーションを取りづらくなっている一方で、社内で使用するチャットツールはますます重要な存在になってきているかと思います。

この連載ではそのチャットツールの中でも多機能かつ導入企業の多い Slack について、複数回に分けて便利な機能をご紹介いたします。

今回はその連載2回目です!

CHECK!

連載第1回の内容はこちら!

ワークフロー機能とは?

Slack のワークフロー機能とは、「定型的な手続きやアクションを自動化する」機能です。

ちょっとした申請の手続きをこのワークフロー機能を使って Slack 上で完結させたり、
Slack 上で行うテキストベースのミーティング(報告会)の構築ができるため、大変便利です!

私も実際に総務系の業務をワークフローの作成と運用で効率化しました。
こちらは後ほど例として取り上げたいと思います。

それでは早速ワークフローの使い方を見ていきましょう!

ワークフロー機能の使い方

ワークフローの作り方

新規にワークフローを作成する手順を以下に記載します。

今回はチーム内の目標管理を毎週火曜日の 12:00 から行うことを想定したものを作成していきます。

12:00 になったらチームメンバーに通知のメッセージが送信され、その内容に従って各メンバーが目標の進捗を共有する流れを作りたいと思います。

STEP.1
Slack のメニューより「開始」>「ワークフロービルダー」をクリックする

STEP.2
ポップアップが表示されるため、右上の「作成」をクリックする

STEP.3
ワークフローに名前をつけ、「次へ」をクリックする
注意
このとき全角記号が入っているとエラーが出ることがあるため注意!

STEP.4
ワークフロー開始の方法を選択する

今回は毎週決まった時間に定例を行うことを想定しているため、「スケジュールされた日付と時間」を選択します。

STEP.5
初回に実行する日付と時間、そして頻度を設定する

頻度については細かい設定が可能です。
カスタム設定を選択すると、2日おきや3週間おきなど、より詳細な設定が可能です。

STEP.6
「ステップを追加」をクリックする

STEP.7
「フォームを送信する」の「追加」をクリックする

STEP.8
フォームの送信先を設定し、メッセージ内容のえんぴつアイコンをクリックする

今回はワークフローのテストのため、個人宛にしていますが、どのチャンネルでも指定可能です!

STEP.9
メッセージ内容を修正し、ボタンの名前を任意のものに修正する

「変数を挿入する」からは Slack 上で取得できる情報をメッセージ内に追加することが可能です。

STEP.10
送信するフォームの内容を作成する

「質問を追加」ボタンをクリックして質問を増やすことが可能です。

STEP.11
内容を作成し終えたら「保存する」をクリックする

矢印ボタンで質問を並べ替えることも可能です。

STEP.12
「ステップを追加」をクリックし、「メッセージを送信」の「追加」をクリックする

フォームを提出したメンバーに対して「提出ありがとう!」を伝えるメッセージを送付します。

STEP.13
メッセージの送信先とメッセージの内容を記載し「保存」をクリックする

STEP.14
右上の「公開する」をクリックしたらワークフローの完成!

ワークフローの見え方

STEP.1
設定した日時に指定のチャンネルにメッセージが送られてくる

STEP.2
「フォームを開く」をクリックし、フォーム内容に回答し、「Submit」をクリックする

STEP.3
回答者に回答ありがとうのメッセージが送信される

回答の収集

フォームの回答は CSV ファイルとしてダウンロードが可能です。
回答の収集方法についても以下手順にまとめます。

STEP.1
再度ワークフロービルダーを開くし、「フォーム形式で回答をダウンロードする」をクリックする
STEP.2
回答をダウンロードしたいワークフローの右にある「…」をクリックし、「フォーム形式で回答をダウンロードする」をクリックする

STEP.3
CSV ファイルとしてダウンロードしたいフォームを選択する

STEP.4
Slackbot から以下のようなメッセージが送信されるため、クリックしてダウンロードする

CSV には以下情報とフォームの回答が記載されています。

  • 送信タイムスタンプ
  • 送信者のメールアドレス
  • 送信者の Slack 登録名
  • 送信者の Slack 表示名

こういうときこそワークフロー機能!

請求書発行申請

弊社ではコーポレートチームへの「請求書の発行依頼」も Slack のワークフロー機能を用いて行っています。

テンプレートに沿って必要情報を記載するだけで発行依頼が完了するため大変便利です!

設定内容はこんな感じ。

「ショートカット」をトリガーにしている場合、以下のような手順になります。

STEP.1
指定のチャンネルの「+」マークをクリックする

STEP.2
「請求書発行の依頼」というワークフローを選択する

STEP.3
表示されるフォームに必要事項を記載して「Submit」をクリックする

以上でサクッと申請が完了!
コーポレートチームに通知が飛びます。

証明書発行申請

各種証明書の発行依頼もワークフロー機能を使用すると便利です。

例えば、何かと必要になる「就労証明書・在職証明書の発行依頼」の設定内容はこんな感じ。

こちらも「ショートカット」をトリガーにしているため、以下のような手順になります。

STEP.1
指定のチャンネルの「+」マークをクリックする

STEP.2
「就労証明書・在職証明書発行依頼」を選択する

STEP.3
表示されるフォームに必要事項を記載して「Submit」をクリック

以上こちらも簡単に申請が完了しました!

最後に

本記事では Slack の「ワークフロー機能」について取り上げましたが、 Slack にはまだまだ便利な機能が盛り沢山です。

他ツールとの連携やアプリを使いこなせると、更に業務の効率化が図れます。

次回のブログはそのあたりをご紹介できたらと考えておりますので、是非楽しみにしていてください!